Juillet 2014: Lettre RePeGlio 

 Bonjour {Genre} {Nom},

Informatique fantôme Part 3 : Excel, l'arme fatale.

Dans la lettre de mai nous avons abordé le syndrome dit « des habits neufs de l’empereur ». 

Dans celle de Juin la décision d’achat d’un ERP monolithique « Informatique fantôme: les décisionnaires ». 

 

Ce mois-ci nous nous attarderons sur le tableur Excel qui est l’arme fatale par excellence de l’informatique fantôme.

   

        Pour résumer succinctement nos deux dernières lettres, l’achat d’un ERP monolithique coûte le prix d’une usine. Aussi, comme l’ERP monolithique couvrirait 98% des besoins logiciels et mettrait en œuvre les meilleures pratiques du moment « best practices », les utilisateurs et les informaticiens maisons deviennent de ce fait quantité négligeable.
    Afin d’arriver aux 98% de fonctionnalités couvertes, les commerciaux cochent 98% des cases, à l’instar d’un couteau Suisse qui serait capable de tout faire, y compris scier un arbre, pour peu qu’il possède une petite lame en forme de scie.
    L’une des premières mesures d’économie consiste souvent à chasser les développeurs maison et les utilisateurs incrédules, conformément au syndrome « des habits neufs de l’Empereur » où ceux qui ne voyaient pas l’habit étaient soit des incapables soit des imbéciles.
    Comme la nature a horreur du vide, on constate, après quelques années, que les cadres sont amenés à développer de leur propre initiative les applications cœur de métier, hors du contrôle de la DSI. L’apparition spontanée d’une informatique fantôme est appelée aux US « Ghost IT ou Shadow IT ». Pour développer les applications fantômes, les cadres utilisent principalement l’outil Excel. En effet, de nos jours, il est demandé à un cadre nouvellement embauché, outre son métier, de savoir parler Anglais et manipuler Excel. Cependant, Excel peut s’avérer un outil à double tranchant.
    L’exemple le plus célèbre, connu sous le nom de « Value at Risk », a été publié par la banque JPMorgan.

     L’erreur Excel trouvée avait couté la bagatelle de 6.2 milliards de $ de pertes sur les marchés financiers. La banque avait confié à un mathématicien l’élaboration d’un modèle « Value at Risk » VaR mesurant la volatilité de produits financiers afin d’évaluer les risques de marché. Après enquête la feuille Excel contenait plusieurs erreurs secondaires et une majeur: « Après soustraction de l’ancien taux par le nouveau taux, le tableur divisait par la somme au lieu de la moyenne comme le mathématicien l’avait initialement prévu, ce qui eut pour effet une mutation par un facteur deux de la volatilité et un abaissement important de celle-ci. »

    Pour être opérationnel, le logiciel JP Morgan VaR avec Excel exigeait la saisie manuelle des données dans les cellules et un copier/coller des résultats intermédiaires d’une feuille à l’autre. Cette souplesse d’Excel de pouvoir modifier les cellules avec une répercussion immédiate des données calculées est à la fois la grande force et la grande faiblesse du tableur.
    Selon nous, la banque JPMorgan a eu raison de demander à un mathématicien de modéliser le calcul de la volatilité sur des feuilles Excel, qui est le meilleur outil de modélisation au monde, afin de disposer des formules et d’un jeu d’essai. La banque a eu tort de ne pas faire développer à partir de ce modèle un vrai programme informatique de gestion avec en amont la saisie contrôlée des données utiles. Cette erreur du calcul Excel relatif au taux n’aurait jamais pu survenir avec un programme dédié contrôlé et testé. En effet, la saisie d’un nouveau taux dans un fichier paramètre ne peut pas modifier les calculs d’un programme de base comme l’a fait la copie d’un taux d’une cellule à l’autre qui a probablement embarqué dans la foulée un calcul indésirable. Comme le conclut brillamment le rapport JP Morgan en page129: “It also remains unclear when this error was introduced in the calculation.” Traduction: « Le moment où cette erreur a été introduite dans les calculs reste peu clair. »
    Avec Excel, lorsqu’une donnée est modifiée manuellement, l’audit ne dispose pas de l’image avant et après comme la journalisation d’une base de données du système central. En fait, contrairement aux applications traditionnelles de gestion, il ne peut pas y avoir de traçabilité des données modifiées à la volée ou copiées/colées selon l’humeur du manipulateur. Une mauvaise version peut aussi être placée accidentellement en production. Sans compter qu’Excel peut planter sans prévenir et laisser derrière des erreurs. Personne ne peut jamais remonter à l’évènement constitutif de l’erreur.
    Dans le cas VaR, nous connaissons beaucoup de nos lecteurs développeurs qui auraient été ravis de programmer un vrai applicatif de gestion pour seulement 10% de la somme perdue par la banque JP Morgan… Nul doute que nos développeurs seraient ensuite partis au soleil, peut-être pour ne plus jamais revenir…
    Les cas ne sont pas rares en entreprise de voir un chef de production effondré, complètement stressé, ayant travaillé toute une nuit pour défendre lors de la réunion de Direction du lendemain une ligne de production jugée non rentable par une feuille Excel truffée d’erreurs et de graphes venant les illustrer. Voici un autre témoignage: "Attack of the multicolored speadsheet" où l'auteur conclut: "l'horreur commence quand vous devez mettre à jour votre travail après un mois ou plus."
    Parfois un groupe de cellules est oublié dans les calculs, y compris dans les statistiques officielles comme celle sur la perennité de la dette, ce qui conduit à des interprétations folles.
    Excel est le plus célèbre et le plus important logiciel de tous les temps pour la simulation et l’analyse, cependant redoutable en tant qu’application de gestion, si ce n’est pour gérer de petites associations de quartier comme « la Triplette Marseillaise ».
    Selon une étude détaillée du professeur Ray Panko, 88% des feuilles Excel avec macros contiendraient des erreurs non détectées plus ou moins graves. L’informatique fantôme coûterait 40% de l’informatique totale, compte non tenu des coûts cachés comme les conséquences des erreurs. "Les erreurs dans les tableurs sont pandémiques" constate Ray.

    Lorsque le décisionnaire de l’achat de l’ERP constate, après quelques années de fonctionnement, les serveurs Windows connectés au système central, le nombre d’applications Excel fantômes, le temps passé par les cadres à programmer les macros Excel et surtout lorsqu’il subit les coûts des fameuses erreurs comme autant de claques, peut-être croit-il que ce sont les âmes des développeurs licenciés qui viennent le persécuter. « Ca marchait beaucoup mieux avant » murmurent sous cape certains utilisateurs perfides.

    Que les décisionnaires se rassurent, les fantômes n’existent pas, sauf peut-être dans certains châteaux d’Ecosse. Nous traiterons des solutions dans une de nos prochaines lettres : non pour prendre en chasse les fantômes eux-mêmes, mais pour en exorciser les tourments.

 Jean Mikhaleff/RePeGlio

Vos applications maison avec le générateur Expert RePeGlio:

   Selon nous, il est préférable de traiter l’information plutôt que de la maltraiter.
   Nous avons l’outrecuidance de croire, qu’entre les ERPs et Excel, il y a de la place pour des applications spécifiques maison.
   Nous proposons un générateur Expert d’applications RPGIV sans surcouche ni L4G qui permet de couvrir les applications satellites permanentes, pérennes et à forte valeur ajoutée que demandent les cadres des entreprises. Notre générateur Expert est accessible, y compris aux non informaticiens pour la partie standard, moyennant deux jours de formation, à condition de connaitre les fichiers de l’entreprise..
   Nous espérons que la lettre de ce mois donnera des idées… comme le dit la formule consacrée : n’hésitez pas à nous contacter, il vous sera réservé le meilleur accueil.

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